Apa itu openKM?

Hai sobat Dunia IT ! Bertemu lagi menggunakan aku Kautsar, pada penulisan kali ini saya akan sharing mengentai apa itu openKM.

Langsung saja ayo kita ke pembahasan nya.

I. OpenKM

A. Definisi

OpenKM adalah pelaksanaan document management berbasis web yg memakai baku & teknologi open source. OpenKM menyediakan layanan penuh buat document management termasuk version control dan file history, metadata, scanning, workflow, search, & masih banyak lagi. OpenKM juga memungkinkan social activity pada lebih kurang konten buat dipakai buat menghubungkan orang menggunakan orang, warta menggunakan informasi, dan orang dengan fakta, membantu buat me-manage dengan lebih efisien formasi intelligence dari sumber daya insan berdasarkan perusahaan.

OpenKM mengintegrasikan seluruh document management yg bersifat esensial fungsi buat kolaborasi dan advanced search ke dalam satu solusi yang gampang digunakan. OpenKM menyediakan one-stop solution dengan me-manage fakta baik yg bersifat structured maupun unstructured.

OpenKM membangun repository yg highly valuable berdasarkan aset informasi milik perusahaan buat memfasilitasi pembuatan knowledge & menaikkan kualitas pengambilan keputusan bisnis.

B. Fungsi yang dimiliki oleh OpenKM

• Collect

OpenKM dapat meng-capture informasi yang unstructured berdasarkan asal digital apapun. Segala keterangan yg dikumpulkan disimpan, dipandang, dan dipakai pada satu workspace.

• Collaborate

OpenKM memungkinkan organisasi buat mendistribusikan informasi yang dibutuhkan buat memecahkan masalah menggunakan cara mengembangkan kabar & berkolaborasi melalui shared folder, discussion thread, & e-mail.

• Capitalize

OpenKM memungkinkan user untuk mengubah liputan sebagai intellectual capital yang berharga bagi organisasi. Sistem memiliki administration tools buat mendefinisikan role, access control, level of document security, & log aktivitas serta workflow management.

Fitur ini didukung sang fungsi search engine, thesaurus, security, administrasi, dan integrasi.

• Architecture

Server :

• Java 1.7 atau versi setelahnya.
• Apache Tomcat.
• Operating system: Unix, GNU/Linux and Windows.
• Informasi dapat disimpan dalam file system atau DBMS. (Oracle, PostgreSQL, MySQL, MS SQL Server, etc.)

Advanced Configuration

• OpenKM additional instance dikonfigurasikan menjadi server mirror.

C. Arsitektur

Gambar 1. Diagram arsitektur OpenKM

• User Interface

Aplikasi dapat diakses melalui browser. OpenKM menggunakan framework web 2.0 berdasarkan GWT (Google Web Toolkit). Selain itu, tersedia juga user interface untuk mobile device.

• API

OpenKM mengimplementasikan protokol CMIS (Content Management Interoperability Services). OpenKM juga mengekspos API lengkap melalui Webservices (SOAP) dan REST dapat digunakan sebagai poin integrasi dengan aplikasi third party.

• Security Layer

Menggunakan Spring Security, yang melakukan sentralisasi manajemen akses yg diizinkan bagi user berdasarkan hak aksesnya, Proses otentifikasi dapat dilakukan menggunakan memakai CAS, LDAP, atau melalui database dimana user sudah terdaftar.

• Core

Core dari OpenKM melakukan sentralisasi dan implementasi manajemen & processing logic berdasarkan tipe obyek tidak selaras yg terdapat di repository.

• Workflow Engine

Arsitektur Java EE menurut OpenKM memungkinkan buat bekerja dan terhubung menggunakan workflow engine lain secara transparan.

• Strorage

OpenKM menggunakan Hibernate untuk mapping data menggunakan OMR (Object Relation mapping) dan support relational database yang berbeda-beda. Berkat arsitektur Java EE, user dapat membuat DataStore yang spesifik.

• Search Engine

OpenKM menggunakan search engine Lucene. Setiap obyek baik itu binary maupun tidak, terindeks oleh search engine. Sebelum diproses oleh Lucene, dokumen dianalisis oleh text extractor. Hasil dari search engine di-filter oleh SecurityManager sehingga user hanya dapat mengakses informasi yang ia berhak atasnya.

• Catalog & Metadata

Barcodes Engine memungkinkan untuk mengidentifikasi dan membaca barcode pada dokumen. Scripting - Shell Bean - dikombinasikan dengan events system, smart tasks, task scheduler, dan report memungkinkan untuk merencanakan, mengimplemetasi, dan mengontrol proses capturing metadata secara otomatis dan transparan.

• Antivirus

OpenKM dapat diintegrasikan dengan kebanyakan antivirus. Seluruh obyek binary dicakup oleh antivirus engine.

• Statistics & Reports

Informasi yang dihasilkan dari sini dapat membantu pengambilan keputusan untuk mendapatkan nilai yang optimum dan mengatisipasi masalah yang dapat muncul di masa depan.

D. Keuntungan dan Kerugian

Keuntungan :

• Saving

OpenKM bersifat open source dengan professional support yang memiliki licensing scheme yang fleksibel dan harga yang bersaing.

• Integration

Solusi terintegrasi yang dapat meng-capture dan mengorganisir berbagai tipe informasi dari dokumen kertas, text file, email, office tools, gambar, dan suara.

• Ease of Use

Instalasi tanpa menggunakan client software, akses ke cloud melalui browser, dan support IPhone dan Android.

• Security

Tiap user atau grup dapat mengontrol informasi yang ingin dijadikan public dan membuat "smart folders" dengan properti yang dapat dikonfigurasi. OpenKM juga memiliki built-in antivirus.

• Productivity

Mendukung penerapan saling berbagi informasi antar user.

• Optimization

OpenKM memiliki tools untuk mengevaluasi dan melakukan audit terhadap behavior dari user atau grup, maupun penggunaan dokumen.

• Innovation

Mendukung pengembangan intellectual capital dari organisasi, kolaborasi, dan penggunaan kembali resource yang sudah ada.

Kerugian :

Karena OpenKM merupakan KMS/DMS yang bersifat open source, maka kekurangan yang dimiliki antara lain :

• Kapabilitas dan reliabilitas yang lebih terbatas jika dibandingkan dengan KMS/DMS yang bersifat proprietary.
• Support untuk sistem open source pada umumnya kalah baik dibandingkan dengan support yang diberikan oleh sistem yang bersifat proprietary.

Share this post